外賓接送看起來只是一段交通，實際上同時連著航班、入境、行李、飯店報到、會議、餐敘與企業形象。最常見的失誤不是司機找不到路，而是每一位窗口手上拿著不同版本的時間與地址。
這份清單的目的，是讓行政、秘書、業務與現場接待人員用同一套資訊安排。不要等到貴賓落地才確認行李是否放得下、飯店門口是否能停車，或舉牌上是不是應該顯示完整姓名。
T-7：先定義整趟接待目標
至少在用車前一週整理日期、航班、旅客人數、國籍與語言需求、行李、飯店、公司、會議與餐敘地址。若同一團有人搭不同航班，應按實際抵達時間分組，不要為了省一部車，讓最早抵達的旅客長時間等待。
先指定一位企業窗口。時間、地址、名單及任何變更，只由這位窗口或明確授權人統一提交。多頭指令是外賓接待最容易出現漏接與改錯路線的原因。
T-3：核對車型、行李與每一個入口
五人座適合 1–4 位輕裝旅客；七人座適合小團體；九人座的乘客上限是 8 位，但行李多時建議 7 位以下；Alphard 適合 1–5 位高規格接待；大 T 適合重視座艙及行李空間的專案。
請用「件數＋尺寸」描述行李，而不是只寫行李很多。安全座椅、折疊輪椅、展示品與拍攝器材都會占用座位或行李空間。若需要接機後直接前往會議，也要確認旅客是否需要先更衣、用餐或到飯店寄放行李。
飯店、辦公室與會場請提供完整地址、入口名稱、車道方向及是否需要停車證。大型建築可能有多個大門；只寫飯店名稱或展覽館名稱，現場仍可能在不同入口互相等待。
T-1：建立最後確認版本
行前一天把以下資料整理成最後版本：
- 訂單或專案代碼。
- 航班與預估抵達時間。
- 每一段上車時間、完整地址及入口。
- 乘客人數、行李及車型。
- 舉牌內容及會合點。
- 企業主要與備用窗口。
- 是否有安靜乘車、兒童座椅、輪椅或其他需求。
- 遲到、失聯與會議延後時由誰做決定。
舉牌不一定要公開貴賓全名。若涉及高階主管、敏感專案或媒體關注，可使用姓氏、公司名、縮寫或接車代碼。Logo 需要主辦方提供可使用檔案與授權；不要臨時從網路抓一張低畫質圖片。
當日：掌握的是狀態，不是大量個資
司機與現場人員只需要完成接送所必要的資料，例如乘客代碼、車組、上車點、時間及必要聯絡方式。護照號碼、完整住宿房號、職級、會議主題與其他非必要資訊，不應放進多人 LINE 群組。
航班落地、完成入境、領取行李與抵達會合點是四個不同時間。若航班取消、轉降、跨日或旅客改搭其他班機，應由企業窗口立即透過官方 LINE 更新，而不是只告訴其中一位駕駛。
重要會議前應預留交通緩衝。塞車、天候或管制不適合用超速或違規停車追回時間；安全抵達比把不合理時程硬塞進同一趟更重要。
四個常見錯誤
第一，只提供會議開始時間，沒有提供希望上車時間。第二，滿座後仍預設所有大型行李都放得下。第三，臨時新增站點，卻沒有同步最後目的地與會議窗口。第四，把完整旅客名單放進大型群組，造成不必要的個資曝光。
可以直接貼給客服的摘要
公司／單位、用車日期、航班或車次、每段時間、所有地址、人數、行李、車型、舉牌文字、現場窗口及其他特殊需求。
前往商務接駁詢價整理器，先把摘要複製好，再開啟鑫辰國際官方 LINE。客服會依資訊逐項確認，不需要先在網站上傳敏感名單。
